5 tipů jak zefektivnit pracovní mítinky

Mnozí z vás znají neefektivní mítinky v korporátních společnostech, ale i mimo ně. Velkou část pracovního dne strávíte na setkáních, které se organizují i ​​kvůli nepodstatným věcem a jejich obsah často není věcný a konstruktivní. Níže jsem připravil alespoň pár tipů, pomocí nichž lze zefektivnit již existující mítinky.

1.    Příprava na mítink

Důsledná příprava na setkání je základ. Každý účastník by měl být obeznámen s tématem a programem mítinku. Je vhodné strukturu setkání sepsat v bodech a vložit je do kalendáře účastníkům. Dřív než začnete mítink, doporučuji přesně definovat, o čem se dnes budete bavit. Pomůže to držet linii setkání.

Pokud si pracovní schůzka vyžaduje podklady nebo různé návrhy, či varianty, tak je pošlete účastníkům včas ještě před setkáním. Naše doporučení je využít nekonečné zápisníky Rocketbook Everlast, kde můžete sepsat návrhy a přidat k nim také náčrty, pokud jsou nutné. Následně pouze pomocí mobilního telefonu oskenujete a jedním klikem uložíte na cloud úložišti nebo odešlete účastníkům prostřednictvím emailu.

2.    Striktně se držte tématu a moderujte diskusi

Mezi největší zabijáky času patří situace, když se odbočí od hlavního tématu a začne se rozebírat nepodstatné téma. Proto je důležité, aby organizátor mítinku byl i moderátor a zastavil diskusi, pokud se ubírá špatným směrem. Pokud během setkání vyvstane nové téma, tak si v klidu naplánujte novou schůzku, která bude zaměřena na danou problematiku, kde se budete věnovat pouze tomuto tématu. Budete tak efektivnější.

Zapisujte si během mítinku poznámky o tom, jaké témata byste mohli přebírat na dalším setkání. Výborně k tomu poslouží smart pero Moleskine Pen+, které je součástí setu Moleskine Smart Writing Set. Toto pero během psaní přímo zaznamenává, co píšete na papír a digitalizuje text přímo do PC. Nemusíte tak nic přepisovat a máte své poznámky hned archivovány.

3.    Rozepište své nápady na tabuli

Hlavně v případě kreativních mítinků doporučuji, abyste si sepsaly všechny možnosti, které máte. Následně se pomocí vylučovací metody dopracujete k nejlepšímu nápadu. Každý účastník setkání napíše své nápady na tabuli nebo whiteboard. Tabuli využívejte také při rozepsání složitých struktur nebo postupů. To ocení nejeden projektový manažer. Programátoři a IT developeři by si měli ještě před samotným návrhem rozepsat strukturu projektu nebo cílů.

Samozřejmě, nezapomeňte ukládat a archivovat tyto poznámky. Nejvhodnějším pomocníkem je Rocketbook Beacons, se který během sekundy oskenujete poznámky na whiteborde a zdigitalizujete je. Tyto poznámky jednoduše odešlete na mail nebo uložíte na cloud, kde jsou dostupné pro další kolegy. Rocketbook Beacons jsou vlastně 4 nalepovací rohy, které vyfotíte pomocí aplikace. Ta vám obrázek automaticky zoptimalizuje, zdigitalizuje a odešle do požadovaného úložiště. Celé to trvá 5 sekund. Digitalizovat nemusíte jen whiteboard, ale například také flipchart, nástěnku nebo i celou stěnu.

4.    Každý úkol musí mít přiřazenou odpovědnou osobu a termín

Úkol bez odpovědné osoby, která ho realizuje a bez termínu dokončení, není úkolem. Jednotlivé tasky se samy neudělají. Aby váš mítink byl efektivní, pak vždy, když vznikne úkol, přiřaďte ho někomu i s deadlinem.

Pro evidenci úkolů je určen Rocketbook Fusion, který obsahuje jednu část speciálně pro evidování úkolů. Tyto úkoly lze následně po setkání rychle digitalizovat a poslat účastníkům mítinku, nebo je přiložit k poznámkám z mítinku.

5.      Zápis z mítinku

Při častém střídání mítinků a s hlavou plnou povinností, velmi rychle zapomenete, na čem jste se dohodli na posledním setkání. Proto je důležité, abyste si dělaly poznámky během celého mítinku. Hned na začátku je vhodné určit si zapisovatele. Ten zaznamenává všechny důležité milníky, dohody a setkání. Zaznamenává také úkoly, které vzniknou během setkání, ale i témata, která by mohla být předmětem dalšího mítinku. Je velmi důležité poslat zápis ze setkání všem zúčastněným.

Pro zefektivnění zápisů lze použít více řešení. Jedním z nich je Moleskine Smart Writing Set. Jde o pero, které zaznamenává, co píšete/kreslíte rukou a následně digitalizuje do PC/mobilu. Další možností je Rocketbook Fusion, což je nekonečný zápisník s tematickými stranami, kde můžete zapisovat poznámky, úkoly, nápady, které po setkání oskenujete a můžete hned odeslat svým kolegům.